ใบเสนอราคาแบ่งงวดชำระ: วิธีตั้งงวด วางบิลทีละงวด และตามเงินให้ครบ

ใบเสนอราคาแบ่งงวดชำระคือใบเสนอราคาที่บอกตั้งแต่แรกว่ามูลค่างานทั้งหมดจะเรียกเก็บกี่งวด งวดละกี่เปอร์เซ็นต์ เมื่อไหร่ และด้วยเงื่อนไขอะไร เช่น 30% เมื่อเซ็นสัญญา 40% เมื่อส่งมอบงานรอบแรก และ 30% เมื่อปิดงาน เมื่องวดอยู่บนใบเสนอราคาแล้ว คนขายกับคนตามเงินใช้ตัวเลขชุดเดียวกัน และวางบิลทีละงวดได้โดยไม่ต้องคิดยอดใหม่ทุกครั้ง

ทำไมงานโปรเจกต์ควรแบ่งงวดไว้บนใบเสนอราคา

• ลูกค้าเห็นตั้งแต่ก่อนเซ็นว่าต้องจ่ายเมื่อไหร่ เท่าไหร่ และจ่ายเพราะส่งมอบอะไร
• เงินเข้าตามจังหวะของงาน ไม่ต้องสำรองต้นทุนทั้งโปรเจกต์ไว้จนวันส่งมอบสุดท้าย
• ตอนวางบิล ไม่ต้องย้อนไปเปิดแชทหรืออีเมลเพื่อหาว่าตกลงงวดไว้อย่างไร
• เจ้าของรู้ล่วงหน้าว่าเดือนไหนมีงวดถึงกำหนด ใช้วางแผนกระแสเงินสดได้

ตั้งงวดชำระอย่างไรไม่ให้พลาด

1. ผลรวมของทุกงวดต้องเท่ากับ 100% ของมูลค่าใบเสนอราคา ถ้าแก้ราคาแล้วลืมแก้งวด ตัวเลขจะเพี้ยนทั้งชุด
2. ทุกงวดต้องมีเงื่อนไขที่ตรวจได้ว่าครบแล้ว เช่น "ส่งมอบ prototype" ไม่ใช่ "ทำงานไปครึ่งหนึ่ง"
3. ทุกงวดมีกำหนดชำระ เช่น ภายใน 30 วันนับจากวันวางบิล
4. คิด VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่ายของแต่ละงวดให้ชัด ยอดที่ได้รับจริงจะน้อยกว่ายอดในใบแจ้งหนี้เมื่อลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่าย
5. ใบที่ส่งไปแล้วไม่ควรแก้ทับ ให้ออกเป็นฉบับปรับปรุง จะได้ตรวจย้อนหลังได้ว่าลูกค้าเห็นตัวเลขชุดไหน

ตัวอย่าง: งาน 200,000 บาท แบ่ง 3 งวด

สมมติมูลค่างาน 200,000 บาทก่อน VAT แบ่งเป็น 30% / 40% / 30% ผู้ให้บริการจด VAT และลูกค้าเป็นนิติบุคคลที่หักภาษี ณ ที่จ่ายค่าบริการ 3% จากยอดก่อน VAT (อัตรานี้เป็นตัวอย่าง อัตราจริงขึ้นกับประเภทเงินได้และผู้จ่าย ควรตรวจกับผู้ทำบัญชีของคุณ)

• งวดที่ 1 (30% เมื่อเซ็นสัญญา): 60,000 + VAT 4,200 = 64,200 บาท หัก ณ ที่จ่าย 1,800 ได้รับจริง 62,400 บาท
• งวดที่ 2 (40% เมื่อส่งมอบงานรอบแรก): 80,000 + VAT 5,600 = 85,600 บาท หัก ณ ที่จ่าย 2,400 ได้รับจริง 83,200 บาท
• งวดที่ 3 (30% เมื่อปิดงาน): 60,000 + VAT 4,200 = 64,200 บาท หัก ณ ที่จ่าย 1,800 ได้รับจริง 62,400 บาท

สามงวดรวมกันได้ 214,000 บาทตามใบเสนอราคา แต่เงินเข้าบัญชีจริง 208,000 บาท ส่วนต่าง 6,000 บาทคือภาษีที่ถูกหักไว้ ซึ่งนำไปเครดิตภาษีตอนยื่นแบบได้เมื่อมีหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายเป็นหลักฐาน นี่คือเหตุผลที่ต้องติดตามหนังสือรับรองเป็นรายงวด ไม่ใช่ไปไล่ถามตอนสิ้นปี

วางบิลทีละงวดและตามเงินค้างรับ

เมื่องวดถึงกำหนด ให้วางบิลเฉพาะงวดนั้นโดยอ้างอิงใบเสนอราคาเดิม แล้วบันทึกรับเงินพร้อมภาษีที่ถูกหักเมื่อเงินเข้า สิ่งที่ควรดูทุกสัปดาห์มีไม่กี่อย่าง

• งวดที่ถึงเวลาวางบิลแล้วแต่ยังไม่ได้วาง
• บิลที่เกินกำหนดชำระ เรียงตามอายุหนี้
• ใบเสนอราคาที่ส่งไปเกิน 7 วันแล้วยังไม่มีคำตอบ
• หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายที่ยังไม่ได้รับ

QuoteDesk ช่วยตรงไหน

QuoteDesk เป็นระบบออกใบเสนอราคา วางบิล และติดตามดีล ใบเสนอราคาสร้างจากดีลและรายการในแคตตาล็อกบริการ คิดส่วนลด VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้ พร้อมจำนวนเงินตัวอักษรภาษาไทย ออกเป็นภาษาไทยหรืออังกฤษได้ทีละฉบับ งวดชำระแบ่งตามเปอร์เซ็นต์ แต่ละงวดมีเงื่อนไขและกำหนดชำระ ระบบเช็กว่าผลรวมตรงกับมูลค่าใบเสนอราคาแล้วพิมพ์ลงบนเอกสารให้ ใบที่ส่งแล้วถูกล็อก ถ้าต้องแก้จะออกเป็นฉบับปรับปรุง -R1 -R2 จากนั้นวางบิลทั้งใบหรือทีละงวด บันทึกรับเงินพร้อมภาษีหัก ณ ที่จ่าย ดูยอดค้างตามอายุหนี้ ติดตามหนังสือรับรอง และส่งออก CSV รายเดือนให้ฝ่ายบัญชี

งวดชุดเดียวกันนี้ไปเป็นแผนกระแสเงินสดของเจ้าของด้วย ว่าเงินจะพอไปอีกกี่เดือนถ้านับเฉพาะงานที่เซ็นแล้ว รวมงานที่รอเซ็น หรือรวมทั้ง pipeline

QuoteDesk

ระบบออกใบเสนอราคา วางบิล และติดตามดีล

QuoteDesk ระบบออกใบเสนอราคา วางบิล และติดตามดีล