จองห้องประชุมแล้วไม่มา: แก้ด้วยการเช็กอินและคืนห้องอัตโนมัติ
Good Jobs
วิธีแก้ปัญหาจองห้องประชุมแล้วไม่มาที่ได้ผลคือให้ทุกการจองต้องเช็กอิน ผู้เข้าประชุมยืนยันว่ามาแล้วด้วย PIN หรือ QR ที่จอหน้าห้องหรือบนมือถือ ถ้าไม่มีใครเช็กอิน ระบบจองห้องประชุมจะคืนห้องให้คนอื่นจองต่อและบันทึกว่าไม่มาตามนัด ฝ่ายอาคารจึงเห็นตัวเลขจริงว่าห้องไหนถูกจองทิ้งบ่อย แทนที่จะรู้จากเสียงบ่นว่าห้องไม่เคยว่าง
ทำไมห้องประชุมถึงเต็มทั้งที่ไม่มีคนใช้
- จองไว้เผื่อทั้งเช้า แล้วประชุมจริงแค่ครึ่งชั่วโมง หรือไม่ได้ประชุมเลย
- ประชุมถูกยกเลิกในแชท แต่ไม่มีใครกลับไปยกเลิกการจอง
- ห้องผู้บริหารถูกจองซ้อนกันผ่านการขอกันในแชท เพราะไม่มีใครเป็นคนคุมกติกา
- ไม่มีข้อมูลว่าห้องไหนถูกใช้จริงเท่าไหร่ เลยตัดสินใจเรื่องห้องจากความรู้สึก
เช็กอินและคืนห้องอัตโนมัติทำงานอย่างไร
- พนักงานค้นห้องว่างตามวัน เวลา จำนวนคน และอุปกรณ์ แล้วจองในไม่กี่คลิก
- ถึงเวลาประชุม ผู้เข้าประชุมเช็กอินด้วย PIN หรือ QR ที่จอหน้าห้อง หรือบนมือถือ
- ถ้าไม่มีใครเช็กอิน ระบบคืนห้องและบันทึกการจองนั้นว่าไม่มาตามนัด
- ห้องกลับมาว่างทั้งในผลค้นหาและบนจอหน้าห้อง คนที่เดินผ่านจองหน้าห้องได้ทันที 15 ถึง 60 นาที
- ระหว่างประชุม ต่อเวลาหรือจบประชุมได้จากจอหน้าห้อง
กติกาที่ช่วยกันปัญหาตั้งแต่ตอนจอง
- ระบบตรวจความจุห้องและการจองซ้อนให้ ไม่ต้องพึ่งความเกรงใจ
- เวลาเผื่อระหว่างประชุม จองล่วงหน้าได้กี่วัน และการจองสั้นสุดยาวสุดเท่าไหร่ ตั้งครั้งเดียวได้ทั้งระดับองค์กร กลุ่มห้อง หรือรายห้อง
- ห้องที่ต้องขออนุมัติ เช่น ห้องผู้บริหาร ส่งคำขอไปหาผู้อนุมัติที่ระบุไว้ พร้อมกันหรือตามลำดับก็ได้
- ไม่มีใครอนุมัติคำขอของตัวเอง และคำขอที่ไม่มีใครตัดสินจะหมดอายุเมื่อถึงเวลาเริ่ม ห้องไม่ถูกกันไว้ฟรี ๆ
วัดผลด้วยรายงานการใช้ห้องจริง
หลังเปิดใช้เช็กอิน ให้ดูรายงานการใช้ห้องเทียบกับเวลาเปิดจริงของแต่ละห้อง พร้อมจำนวนไม่มาตามนัดและการยกเลิก ห้องที่ถูกจองเต็มแต่ใช้จริงน้อยจะเห็นได้ชัด ใช้ตัดสินได้ว่าควรปรับกติกาของห้องไหน เช่น ลดเวลาจองยาวสุด หรือให้ห้องนั้นต้องขออนุมัติ และส่งออกเป็น CSV ไปทำรายงานต่อได้
เช็กลิสต์เลือกระบบจองห้องประชุม
- มีเช็กอินที่หน้าห้องหรือบนมือถือ และคืนห้องเองเมื่อไม่มีใครมาไหม
- ตั้งกติกาการจองแยกตามกลุ่มห้องหรือรายห้องได้ไหม
- ห้องที่ต้องขออนุมัติ ตั้งสายอนุมัติรายห้องได้หรือเปล่า
- จองหน้าห้องแบบ walk-in ได้ไหม
- ขออุปกรณ์หรืออาหารว่างไปพร้อมการจองได้ไหม
- มีรายงานการใช้ห้องเทียบกับเวลาเปิดจริงหรือไม่
- พนักงานล็อกอินด้วยบัญชีองค์กรได้ไหม
JabJong ทำได้ครบทุกข้อในรายการนี้ รวมถึงการใส่อีเมลแขกจากภายนอกเป็นผู้เข้าร่วม การตั้งเป็นประชุมส่วนตัวให้คนอื่นเห็นแค่ว่าห้องไม่ว่าง และการขอไมโครโฟน โน้ตบุ๊ก กาแฟ หรือข้าวกล่องให้ฝ่ายอาคารเตรียมไว้ พนักงานเข้าระบบด้วย Microsoft Entra ID ได้
JabJong
ระบบจองห้องประชุม